Règlements administratifs

Un règlement administratif portant sur le fonctionnement de 

L’ASSOCIATION CANADIENNE POUR L’ÉTUDE DU QUATERNAIRE

(l’organisation)

IL EST DÉCRÉTÉ que les dispositions suivantes constituent un règlement administratif de l’organisation :

A. DÉFINITIONS

1. Définitions

À moins que le contexte n’indique un sens différent, dans le présent règlement administratif et dans tous les autres règlements administratifs de l’organisation :

 

Le terme « assemblée des membres » désigne une assemblée annuelle des membres ou une assemblée extraordinaire des membres ; « assemblée extraordinaire des membres » désigne une assemblée d’une ou de toutes les catégories de membres ou une assemblée extraordinaire de tous les membres ayant le droit de vote à une assemblée annuelle des membres ;

Le terme « conseil d’administration » désigne le conseil d’administration de l’organisation et le terme « administrateur » désigne un membre du conseil d’administration ;

Le terme « Loi » désigne la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. 2009, ch. 23, incluant les règlements pris en vertu de la Loi et de toute loi et de tout règlement qui pourraient les remplacer, ainsi que leurs modifications ; 

 

Le terme « proposition » désigne une proposition soumise par un des membres de l’organisation qui répond aux exigences de l’article 163 (Proposition d’un membre) de la Loi ;

Le terme « région » désigne une des régions suivantes : région de l’Atlantique, région de l’Est, région du Centre, région des Prairies et de l’Arctique et région du Pacifique ;

Le terme « région de l’Atlantique » inclut les provinces du Nouveau-Brunswick, de Terre-Neuve-et-Labrador, de la Nouvelle-Écosse et de l’Île-du-Prince-Édouard ;

Le terme « région de l’Est » désigne la province de Québec et peut inclure Ottawa-Gatineau ;

Le terme « région des Prairies et de l’Arctique » désigne les Territoires du Nord-Ouest, le Nunavut et les provinces de l’Alberta, du Manitoba et de la Saskatchewan ;

Le terme « région du Centre » désigne la province de l’Ontario et peut inclure Ottawa-Gatineau ;

Le terme « région du Pacifique » désigne la province de la Colombie-Britannique et le Yukon ;

Le terme « règlements » désigne tous les règlements pris en application de la Loi, ainsi que leurs modifications ou mises à jour, qui sont en vigueur ;

Le terme « règlement administratif » désigne le présent règlement administratif et tout autre règlement administratif de l’organisation ainsi que leurs modifications, qui sont en vigueur ; 

Le terme « résident » désigne une personne habitant dans une région (déterminée en fonction du lieu de dépôt de la déclaration de revenus pour l’année civile précédente), tel que décrit à l’article 29 ;

Le terme « résolution extraordinaire » désigne une résolution adoptée aux deux tiers au moins des voix exprimées.

Le terme « résolution ordinaire » désigne une résolution adoptée à la majorité (au moins 50 % plus un) des voix exprimées ;

Le terme « statuts » désigne les statuts constitutifs, initiaux ou mis à jour, ainsi que les clauses de modification, les statuts de fusion, les statuts de prorogation, les clauses de réorganisation, les clauses d’arrangement et les statuts de reconstitution.

2. Interprétation

Dans l’interprétation du présent règlement administratif, les mots au singulier comprennent le pluriel, et vice-versa, et les mots d’un genre incluent tous les genres, et inversement ; le mot « personne » comprend un particulier, une personne morale, une société de personnes, une société de fiducie et un organisme sans personnalité morale.

Dans les cas autres que ceux mentionnés ci-dessus, les expressions et les mots définis dans la Loi ont la même signification lorsqu’ils sont utilisés dans le présent règlement administratif.

B. GÉNÉRAL

3. Sceau

L’organisation peut avoir son propre sceau, qui doit être approuvé par le conseil d’administration, le cas échéant. Le secrétaire de l’organisation a la garde de tout sceau approuvé par le conseil d’administration.

4. Siège social

À moins d’avoir été changé conformément à la Loi, le siège social de l’organisation est dans la ville de Toronto, en Ontario, à un endroit déterminé par une résolution ordinaire du conseil d’administration.

5. Signature des documents

Les actes, les transferts, les cessions, les contrats, les obligations et les autres documents écrits qui requièrent la signature de l’organisation peuvent être signés par deux de ses dirigeants ou administrateurs. De plus, le conseil d’administration peut déterminer la manière dont un document particulier ou un type de document doit être signé et désigner le ou les signataires. Toute personne autorisée à signer un document peut apposer le sceau de l’organisation, le cas échéant, sur le document en question. Tout signataire autorisé peut certifier qu’une copie d’un document, d’une résolution, d’un règlement administratif ou de tout autre document de l’organisation est conforme à l’original.

6. Exercice financier

L’exercice financier de l’organisation se termine le 30 avril de chaque année.

7. Opérations bancaires

Les transactions bancaires de l’organisation sont effectuées à une banque, à une société de fiducie ou à une autre firme ou société menant des activités bancaires au Canada ou ailleurs et désignée, nommée ou autorisée par résolution du conseil d’administration. Les opérations bancaires sont effectuées, en tout ou en partie, par un ou des dirigeants de l’organisation et/ou par d’autres personnes désignées, mandatées ou autorisées à cette fin par résolution du conseil d’administration.

8. Pouvoir d’emprunt

Les administrateurs de l’organisation peuvent, par une résolution ordinaire, sans l’autorisation des membres :

i. contracter des emprunts, compte tenu du crédit de l’organisation ;

ii. émettre, réémettre ou vendre les titres de créance de l’organisation ou les donner en garantie sous forme d’hypothèque mobilière, de gage ou de nantissement ;

iii. garantir, au nom de l’organisation, l’exécution d’une obligation à la charge d’une autre personne ;

iv. grever d’une sûreté, notamment par hypothèque, tout ou partie des biens, présents ou futurs, de l’organisation, afin de garantir ses obligations.

9. États financiers annuels

Au lieu d’envoyer aux membres une copie des états financiers annuels et des autres documents mentionnés au paragraphe 172 (1) (États financiers annuels) de la Loi, l’organisation peut publier un avis indiquant que ces documents peuvent être obtenus au siège social de l’organisation et que tout membre peut, sur demande, en recevoir une copie sans frais au siège social même ou par courrier affranchi.

C. ADHÉSION

10. Conditions d’adhésion

Sous réserve des statuts, l’organisation compte deux catégories de membres, à savoir les membres de catégorie A et les membres de catégorie B. Le conseil d’administration de l’organisation peut, par résolution ordinaire, approuver l’admission des membres de l’organisation. Les membres peuvent aussi être admis d’une autre manière déterminée par résolution du conseil d’administration. Les conditions d’adhésion suivantes s’appliquent : 

11. Membres de catégorie A

i. Le titre de membre votant de catégorie A est réservé aux particuliers qui ont payé leur cotisation annuelle. Celle-ci doit avoir été acceptée par l’organisation.

ii. La période d’adhésion d’un membre votant de catégorie A est d’une année (correspondant à l’exercice financier de l’organisation), avec possibilité de renouvellement en conformité avec les politiques de l’organisation.

iii. Comme indiqué dans les statuts, chaque membre votant de catégorie A a le droit de recevoir un avis de convocation de toutes les assemblées des membres de l’organisation, d’assister à ces assemblées et d’y voter. Chaque membre votant de catégorie A dispose d’une voix lors de ces assemblées.  

12. Membre de catégorie B

i. Le titre de membre sans droit de vote de catégorie B est réservé aux particuliers qui ont été élus membres honoraires de l’organisation et qui ont accepté cette désignation de membre sans droit de vote de catégorie B.

ii. La période d’adhésion d’un membre de catégorie B est perpétuelle ;

iii. Sous réserve de la Loi et des statuts, un membre sans droit de vote de catégorie B a le droit de recevoir les avis de convocation des assemblées des membres de l’organisation et d’assister aux dites assemblées, sans toutefois pouvoir exercer un droit de vote.

En vertu du paragraphe 197 (1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour apporter des modifications à cet article des règlements administratifs si les modifications touchent les droits dévolus aux membres ou les modalités décrites aux alinéas 197 (1)(e), (h), (l) ou (m).

13. Transférabilité du statut de membre

Le statut de membre de l’organisation n’est pas transférable. En vertu du paragraphe 197 (1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour faire des ajouts à cet article des règlements administratifs, pour le changer ou l’éliminer.

14. Droits d’adhésion

Le conseil d’administration détermine le montant des droits d’adhésion des membres de catégorie A. Ces droits d’adhésion ne sont pas remboursables.

15. Fin de l’adhésion

Le statut de membre de l’organisation prend fin dans l’un ou l’autre des cas suivants :

a. le décès ou la démission d’un membre ;

b. l’expulsion d’un membre ou la perte du statut de membre d’une autre manière conformément aux statuts ou aux règlements administratifs ;

c. le paiement des frais d’adhésion d’un membre est en retard de plus d’un an ;

d. la période d’adhésion a expiré ;

e. la liquidation ou la dissolution de l’organisation en vertu de la Loi.

16. Extinction de l’adhésion

Sous réserve des statuts, l’extinction de l’adhésion entraîne l’extinction des droits d’un membre, notamment ceux qu’il a à l’égard des biens de l’organisation.

17. Mesures disciplinaires contre les membres

Le conseil d’administration est autorisé à suspendre ou à expulser un membre de l’organisation pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :

a. la violation d’une disposition des statuts, des règlements administratifs ou des politiques écrites de l’organisation ;

b. une conduite qui pourrait porter préjudice à l’organisation selon le conseil d’administration, à son entière discrétion ;

c. toute autre raison que le conseil d’administration juge, à sa seule et absolue discrétion, raisonnable, en considération de la déclaration d’intention de l’organisation. 

Si le conseil d’administration détermine qu’un membre doit être expulsé ou suspendu de l’organisation, le président ou tout autre dirigeant désigné par le conseil d’administration donne au membre un avis de suspension ou d’expulsion de vingt jours et lui indique les raisons qui motivent la suspension ou l’expulsion proposée. Au cours de cette période de vingt jours, le membre peut transmettre au président ou à tout autre dirigeant désigné par le conseil d’administration une réponse écrite à l’avis reçu. Si aucune réponse écrite n’est reçue par le président, celui-ci ou le dirigeant désigné par le conseil d’administration pourra aviser le membre qu’il est suspendu ou exclu de l’organisation. Si le président ou tout autre dirigeant désigné par le conseil d’administration reçoit une réponse écrite en conformité avec le présent article, le conseil d’administration l’examinera pour en arriver à une décision définitive et il informera le membre de la décision définitive dans un délai de vingt jours supplémentaires à compter de la date de réception de la réponse. La décision du conseil d’administration est définitive et exécutoire et le membre n’a aucun droit d’appel. 

D. ASSEMBLÉES DES MEMBRES

18. Avis de convocation

Un avis mentionnant la date, l’heure et le lieu d’une assemblée des membres est envoyé à chaque membre ayant droit de vote par communication téléphonique, électronique ou autre au cours de la période commençant trente-cinq jours avant la date de l’assemblée et se terminant vingt et un jours avant. Si un membre demande que l’avis ne lui soit pas envoyé de façon électronique, l’avis lui sera envoyé par la poste ou par messagerie, ou lui sera remis en mains propres.

En vertu du paragraphe 197 (1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de l’organisation afin de changer les façons d’aviser les membres habiles à voter aux assemblées des membres.

19. Convocation de l’assemblée par les membres

Le conseil d’administration convoque une assemblée extraordinaire des membres conformément à l’article 167 de la Loi, à la demande des membres détenant au moins 5 % des votes. Si les administrateurs ne convoquent pas une assemblée dans les vingt et un jours suivant la demande, tout membre signataire de la demande peut convoquer l’assemblée.

20. Vote des membres absents

En vertu du paragraphe 171 (1) de la Loi (Vote des membres absents), un membre habile à voter à une assemblée des membres peut exercer ce droit par procuration en nommant par écrit un représentant et un ou plusieurs représentants suppléants, qui ne doivent pas nécessairement être membres, à assister et à agir lors de l’assemblée de la manière et dans la mesure autorisées par la procuration et avec les pouvoirs conférés par celle-ci, sous réserve des exigences suivantes :

a. une procuration est valide seulement pour l’assemblée pour laquelle elle a été donnée ou pour la poursuite de l’assemblée suivant un ajournement ;

b. un membre peut révoquer une procuration en déposant un document écrit signé ou, au Québec, signé par le membre ou par son représentant ;

i. au siège social de l’organisation au plus tard le dernier jour ouvrable précédant la journée de l’assemblée, à laquelle la procuration doit être utilisée ;

ii. auprès de la présidence de l’assemblée le jour même de l’assemblée ou le jour où l’assemblée reprendra à la suite d’un ajournement de cette assemblée ;

c. un représentant ou un représentant suppléant a les mêmes droits que le membre qui l’a nommé, incluant le droit de prendre la parole lors d’une assemblée sur toute question, de voter lors d’un scrutin, de demander un scrutin lors de l’assemblée et, sauf si un représentant ou un représentant suppléant a des instructions contradictoires de la part de plus d’un membre, de voter à main levée lors de l’assemblée ;

d. si un formulaire de procuration est créé par une personne autre que le membre, le formulaire doit :

i. indiquer, en caractères gras,

A. à quelle assemblée la procuration est valable ;

B. que le membre peut nommer un représentant, autre que la personne désignée sur le formulaire de procuration, pour assister et agir en leur nom à l’assemblée, et ;

C. les instructions sur la manière dont le membre peut nommer le représentant,

ii. inclure un espace blanc désigné pour la date de la signature,

iii. fournir un moyen pour le membre de désigner quelqu’un d’autre pour le représenter, si le formulaire de procuration désigne une personne comme représentant.

iv. prévoir un moyen pour le membre de préciser que l’adhésion inscrite à son nom doit faire l’objet d’un vote pour ou contre chaque question, ou groupe de questions connexes, identifiées dans l’avis de convocation, à l’exception de la nomination d’un expert-comptable et de l’élection des membres du conseil d’administration,

v. prévoir un moyen pour le membre de préciser que l’adhésion enregistrée à son nom doit faire l’objet d’un vote ou d’une abstention en ce qui concerne la nomination d’un expert-comptable ou l’élection des membres du conseil d’administration,

vi. mentionner que le membre représenté par la procuration peut voter ou s’abstenir de voter, conformément aux instructions du membre, pour tout scrutin qui pourrait être demandé et que, si le membre précise un choix en vertu des sous-alinéas (iv) ou (v) concernant tout sujet sur lequel se prononcer, le membre peut voter en conséquence ; 

e. un formulaire de procuration peut inclure une déclaration selon laquelle, lorsque le formulaire de procuration est signé, le membre ne confère pas de pouvoirs concernant des sujets qui n’ont pas fait l’objet d’un choix conformément aux sous-alinéas (d) (iv) que si le formulaire mentionne, en caractères gras, comment le représentant doit voter au nom du membre par rapport à chaque sujet traité ou à chaque groupe de sujets traité ;

f. si un formulaire de procuration est envoyé en format électronique, les exigences concernant l’utilisation des caractères gras sont remplies si l’information en question est indiquée d’une façon qui attire l’attention du destinataire, et ;

g. un formulaire de procuration qui, s’il est signé, donne un pouvoir discrétionnaire concernant des modifications aux questions traitées identifiées dans l’avis de convocation ou concernant toute autre question qui serait soulevée avant l’assemblée, doit contenir une déclaration précise à ce sujet.

En vertu du paragraphe 197 (1) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres (et si l’article 199 s’applique, une résolution extraordinaire de chaque catégorie de membres) est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de l’organisation afin de changer les méthodes selon lesquelles les membres qui ne sont pas présents à l’assemblée sont autorisés à voter. 

21. Proposition de candidatures en vue de l’élection des administrateurs à l’assemblée annuelle

Sous réserve des règlements d’application de la Loi, toute proposition peut inclure des candidatures en vue de l’élection des administrateurs si la proposition est signée par au moins 5 % des membres ayant le droit de vote à l’assemblée à laquelle la proposition sera présentée.

22. Coût de publication des propositions pour les assemblées annuelles

Le membre qui a présenté la proposition paie le coût d’inclusion de celle-ci et de toute déclaration accompagnant l’avis de convocation de l’assemblée à laquelle la proposition sera présentée, sauf si d’autres règles ont été adoptées par une résolution ordinaire des membres présents à l’assemblée. 

23. Lieu des assemblées

Sous réserve du respect de l’article 159 (Lieu des assemblées) de la Loi, les assemblées peuvent avoir lieu au Canada, dans un lieu déterminé par le conseil d’administration, ou à l’étranger, dans tout lieu dont conviennent tous les membres ayant droit de vote à cette assemblée.

24. Personnes en droit d’assister aux assemblées

Les seules personnes en droit d’assister à une assemblée sont les membres de catégorie A et B, les administrateurs, l’expert-comptable et toute autre personne dont la présence est autorisée ou requise en vertu des dispositions de la Loi, des statuts ou des règlements administratifs de l’organisation. Les autres personnes peuvent être admises uniquement à l’invitation de la présidence de l’assemblée ou par résolution des membres.

25. Président d’assemblée

Si le président et le vice-président sont absents, les membres présents ayant droit de vote à l’assemblée choisissent un d’entre eux pour présider l’assemblée.

26. Quorum lors des assemblées

Le quorum fixé pour une assemblée est de 15 membres de catégorie A, assistant en personne ou par procuration.

Aucune question ne sera traitée lors d’une assemblée si le quorum requis n’est pas atteint au moment des discussions concernant cette question. Si un quorum n’est pas atteint à l’heure fixée pour l’assemblée ou dans un temps raisonnable par la suite, les personnes présentes et ayant droit de vote peuvent ajourner cette assemblée à une date et un lieu déterminés, mais ne peuvent traiter d’aucune autre question et les dispositions de l’article 18 concernant les avis de convocation s’appliquent à cet ajournement. Afin de déterminer le quorum, un membre de catégorie A peut y assister en personne, être représenté par procuration ou, si l’article 28 des présentes l’autorise, par téléphone ou par un autre moyen de communication électronique. 

27. Voix prépondérante

À moins de disposition contraire des statuts, des règlements administratifs ou de la Loi, les décisions relatives aux questions sont prises à la majorité des voix exprimées lors de toute assemblée des membres. En cas d’égalité des voix après un vote à main levée, un vote au scrutin secret ou un vote électronique, le président de l’assemblée vote une deuxième fois. Si sept membres de la catégorie A ou plus assistant en personne à l’assemblée le demandent, le vote se fait par scrutin secret.

28. Participation aux assemblées par des moyens de communication électroniques

Si l’organisation décide de mettre à disposition des moyens de communication téléphonique, électronique ou autres qui permettent aux membres de communiquer adéquatement entre eux pendant une assemblée, toute personne en droit d’assister à une telle assemblée peut participer à l’assemblée par téléphone, par des moyens électroniques ou autres conformément à la Loi. Une personne assistant à une assemblée par de tels moyens est considérée comme présente à l’assemblée. Nonobstant toute autre disposition du présent règlement administratif, toute personne participant à une assemblée en vertu de cet article est en droit de voter à l’assemblée, conformément à la Loi, par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre mis à disposition par l’organisation.

29. Assemblées tenues entièrement par des moyens électroniques

Si les membres du conseil d’administration ou les membres de l’organisation convoquent une assemblée conformément à la Loi, ces administrateurs ou ces membres, selon le cas, peuvent décider que l’assemblée, conformément à la Loi et aux règlements administratifs, aura lieu entièrement par un moyen de communication téléphonique, électronique ou autres qui permet aux participants de communiquer entre eux adéquatement pendant l’assemblée. 

E. RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

30. Nombre d’administrateurs

Le conseil d’administration doit être composé du nombre d’administrateurs spécifié dans les statuts. Si les statuts indiquent un nombre minimum ou maximum d’administrateurs, le conseil d’administration doit être composé de ce nombre d’administrateurs tel que déterminé par les membres par une résolution ordinaire ou, si une résolution ordinaire autorise les administrateurs à en déterminer le nombre, par résolution du conseil d’administration. Dans le cas d’une organisation ayant recours à la sollicitation, le nombre minimum d’administrateurs ne peut être moins que trois (3), dont au moins deux ne sont pas des dirigeants ou ne sont pas à l’emploi de l’organisation ou de sociétés affiliées.

31. Composition régionale du conseil d’administration

Le conseil d’administration doit en tout temps inclure au moins une personne résidant dans chaque région. De plus, la proportion de personnes résidant dans une même province ou un même territoire ne peut pas dépasser 50 % du conseil d’administration.

32. Éligibilité

Chaque membre du conseil d’administration doit :

a. être une personne âgée d’au moins 18 ans ;

b. ne pas avoir le statut de failli ;

c. ne pas avoir été déclaré incapable par un tribunal au Canada ou dans un autre pays ;

d. avoir une expertise en étude du quaternaire ou dans un domaine connexe.

Si une personne ne remplit plus les conditions requises comme stipulé dans l’article 32, cette personne ne peut plus siéger au conseil d’administration et le poste vacant ainsi créé doit être pourvu en conformité avec l’article 34.

33. Durée du mandat des membres du conseil d’administration

Lors de la première élection des membres du conseil d’administration suivant l’adoption du présent règlement administratif, la moitié des membres est élue pour un mandat de quatre ans et l’autre moitié pour un mandat de deux ans. Par la suite, sauf si une élection est tenue pour pourvoir la partie non expirée d’un mandat, les administrateurs nouvellement élus le sont pour un mandat de quatre ans et, s’ils remplissent les conditions, sont éligibles pour un autre mandat ultérieur de quatre ans.

34. Vacances

Si un poste au conseil d’administration devient vacant, le conseil d’administration peut, si le quorum est atteint, par une résolution extraordinaire, nommer une personne pour pourvoir le poste. La personne ainsi nommée reste en fonction pour la durée non écoulée du mandat de la personne qu’elle remplace. S’ils ne forment pas quorum, les administrateurs en fonction doivent convoquer une assemblée extraordinaire en vue de combler la vacance. 

35. Révocation d’un administrateur

Les membres peuvent par une résolution extraordinaire révoquer un administrateur lors d’une assemblée extraordinaire convoquée à cette fin avant l’expiration du mandat de l’administrateur et peuvent élire une personne pour remplacer la personne révoquée pour la durée non écoulée du mandat. Lorsque les membres ne pourvoient pas un poste vacant à la suite de la révocation d’un administrateur, la vacance peut être pourvue conformément à l’article 34.

36. Convocation des réunions du conseil d’administration

Les réunions du conseil d’administration peuvent être convoquées, en tout temps, par son président, par son vice-président ou par deux administrateurs. Si l’organisation a seulement un administrateur, cette personne peut convoquer la réunion et la tenir.

37. Avis de convocation d’une réunion du conseil d’administration

Un avis de convocation écrit doit être envoyé par courrier électronique à chaque administrateur au plus tard sept jours avant la date prévue d’une réunion, sauf en cas d’avis par courrier, où l’avis doit être envoyé par courrier au plus tard quatorze jours avant la date prévue de la réunion, à l’exception d’un cas d’urgence. En cas d’urgence, tel que déterminé par la présidence du conseil d’administration, un avis de convocation peut être envoyé 24 heures à l’avance par téléphone ou par un autre moyen de communication électronique. Nonobstant ce qui précède, une réunion peut être convoquée si tous les administrateurs sont présents ou ont renoncé par écrit à l’avis. Une réunion du conseil d’administration peut avoir lieu sans avis de convocation tout de suite après la tenue de l’assemblée annuelle. À moins de disposition contraire dans le règlement administratif, il n’est pas nécessaire de spécifier le but ou l’ordre du jour de la réunion, à moins que la convocation ne concerne une question à régler visée au paragraphe 138 (2) (Limites) de la Loi, qui doit être traitée à la réunion.

38. Réunions par conférence téléphonique ou par d’autres moyens électroniques

Un administrateur peut assister à une réunion du conseil d’administration par un moyen de communication électronique ou autre qui permet à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux pendant la réunion. Toute personne participant à la réunion par un moyen électronique est réputée avoir assisté à la réunion. Toute considération de sécurité, de confidentialité ou autres reliée à la tenue d’une telle réunion est déterminée par le conseil d’administration, le cas échéant.

39. Vote par courriel

Dans le cas où la participation en personne d’un administrateur, ou en vertu de l’article 38 du présent règlement administratif ne soit pas possible, un administrateur peut être autorisé à voter lors d’une réunion du conseil d’administration par courriel. Le vote lors d’un tel scrutin ne peut être compté que si la proposition présentée à la réunion est identique à celle indiquée dans le bulletin de vote transmis par courriel. Tous les documents de référence fournis aux administrateurs assistant en personne à la réunion doivent aussi être mis à la disposition de tout administrateur exerçant son droit de vote par courriel. Un scrutin par courriel ne doit pas remplacer un administrateur pour l’établissement du quorum en vertu de l’article 40 du présent règlement administratif. Le bulletin de vote déposé par courriel doit être reçu par la présidence du conseil d’administration au plus tard deux heures avant l’heure prévue pour le début de la réunion.

40. Quorum

Le quorum fixé pour toute réunion du conseil d’administration est de 50 % plus un des membres du conseil d’administration, représentant au moins trois régions. 

41. Voix prépondérante aux réunions du conseil d’administration

À toutes les réunions du conseil d’administration, les décisions relatives aux questions discutées sont décidées à la majorité des voix. En cas d’égalité des voix, la présidence a droit, en plus de son vote initial, à un second vote. Toute question peut être soumise aux membres du conseil d’administration par un vote par la poste ou par téléphone.

42. Comités du conseil d’administration

Le conseil d’administration peut au moment jugé opportun créer tout comité ou tout autre groupe consultatif, qu’il juge nécessaire ou approprié à de telles fins et, sous réserve de la Loi, le doter de pouvoirs que le conseil d’administration juge à propos. Les comités ainsi créés peuvent formuler leurs propres règles de procédures, sous réserve des règlements ou directives que le conseil d’administration peut adopter. Tout membre de comité peut être révoqué par résolution du conseil d’administration.

43. Rémunération

Tout administrateur ou tout membre de comité est en droit d’obtenir le remboursement de certaines dépenses encourues dans le cadre de l’exercice de ses fonctions auprès de l’organisation, sous réserve de l’approbation préalable du conseil d’administration. Aucun membre de comité de l’organisation qui est aussi membre du conseil d’administration de l’organisation ne peut recevoir de rémunération autre que les dépenses ou les déboursés encourus dans le cadre de son travail en rapport avec son poste ou son travail au sein du comité.

F. DIRIGEANTS

44. Nomination des dirigeants

Le conseil d’administration désigne les postes de dirigeant, nomme les dirigeants sur une base annuelle ou plus fréquente, précise leurs fonctions et, sous réserve de la Loi, leur délègue le pouvoir de gérer les affaires de l’organisation. Un administrateur peut être nommé à tout poste de dirigeant de l’organisation. Un dirigeant peut être, mais pas nécessairement, un administrateur, à moins que les présents règlements ne le stipulent. Deux postes ou plus peuvent être occupés par la même personne.

45. Dirigeants élus

Les postes de dirigeant élu de l’organisation incluent le président du conseil d’administration, le président sortant, le secrétaire-trésorier et tout autre dirigeant élu par le conseil d’administration lors de sa première réunion suivant l’assemblée annuelle. Sauf disposition contraire dans le présent règlement administratif, une personne ne devrait pas occuper un même poste de dirigeant pour plus d’un mandat de deux ans, mais devrait être éligible pour une réélection pour des mandats de deux ans subséquents jusqu’à un maximum de six années consécutives.

46. Postes de dirigeant d’office

Le poste de président sortant doit être occupé par la personne dont le mandat à la présidence du conseil d’administration vient d’expirer. Le mandat du vice-président sortant est de deux ans.

47. Descriptions des postes de dirigeant

Sauf indication contraire de la part du conseil d’administration (qui peut, sous réserve des dispositions de la Loi, modifier, restreindre ou accroître ces fonctions et pouvoirs), les postes de dirigeant de l’organisation, si désignés et si des dirigeants y sont nommés, avoir les fonctions et les pouvoirs suivants associés à leur poste.

1. Président du conseil d’administration – Le président du conseil d’administration doit être un administrateur. Le président du conseil d’administration doit présider toutes les réunions du conseil d’administration et toutes les assemblées des membres auxquelles il participe. Il a le pouvoir de nommer la personne à la présidence de chaque comité de l’organisation à moins d’une disposition contraire dans le présent règlement administratif. Le président parle au nom de l’organisation et agit en tant que représentant officiel de l’organisation auprès d’autres individus, groupes ou organisations.

2. Vice-président du conseil d’administration – Le vice-président doit être un administrateur. Si le président du conseil d’administration est absent ou incapable d’exercer ses fonctions ou refuse de le faire, le vice-président du conseil doit, le cas échéant, présider toutes les réunions du conseil d’administration et toutes les assemblées des membres auxquelles il participe. Ses fonctions et ses pouvoirs sont déterminés par le conseil d’administration.

3. Président – S’il est nommé, le président est le président-directeur général de l’organisation. Il est responsable de la mise en œuvre des plans stratégiques et des politiques de l’organisation. Sous réserve de l’autorité dévolue au conseil d’administration, le président assure la supervision générale des activités de l’organisation.

4. Président sortant – Le président sortant aide la présidence dans l’exercice de ses fonctions et il doit être disponible pour agir au nom du président du conseil d’administration en son absence. Si pour une raison ou une autre le président sortant est incapable d’exercer ses fonctions ou ne peut terminer son mandat, le conseil d’administration peut nommer une personne pour le remplacer et exercer ses fonctions pour la durée restante du mandat.

5. Secrétaire – Le secrétaire assiste à toutes les réunions du conseil d’administration, de ses comités ainsi qu’aux assemblées des membres et y exerce les fonctions de secrétaire de séance. Il consigne ou fait consigner dans le registre des procès-verbaux de l’organisation le procès-verbal de toutes ces réunions et assemblées. Chaque fois que le secrétaire reçoit des indications en ce sens, le secrétaire donne ou fait donner un avis aux membres, aux administrateurs, à l’expert-comptable et aux membres des comités. Le secrétaire est le dépositaire de tous les livres, documents, registres et autres instruments appartenant à l’organisation.

6. Trésorier – Les fonctions et pouvoirs du trésorier sont déterminés par le conseil d’administration.

7. Durée des mandats – La durée du mandat de la présidence du conseil d’administration est normalement de deux ans, débutant à la clôture de l’assemblée pendant laquelle le président a été élu. Le président sortant entre en fonction, pour un mandat normalement de deux ans, au début de la première année du mandat du nouveau président du conseil d’administration. Le vice-président est élu normalement pour un mandat de deux ans, qui commence au début de la première année du mandat de la présidence du conseil d’administration. Le vice-président succède au président au bout de deux ans.

Les pouvoirs et les fonctions des autres dirigeants de l’organisation sont tels que les conditions de leur engagement le prévoient ou que le conseil d’administration ou la présidence l’exigent d’eux. Le conseil d’administration peut en tout temps et sous réserve de la Loi, accroître ou réduire les pouvoirs et les fonctions de tout dirigeant.

48. Vacance dans un poste et révocation

Sauf disposition contraire d’une convention écrite, le conseil d’administration peut, pour un motif valable ou sans raison particulière, destituer n’importe quel dirigeant de l’organisation. À moins d’être ainsi destitué, un dirigeant exerce ses fonctions jusqu’au premier des événements suivants :

a. le dirigeant a terminé son mandat ;

b. son successeur a été nommé ;

c. le dirigeant a présenté sa démission ;

d. le dirigeant a cessé d’être un administrateur (s’il s’agit d’une condition de la nomination) ; 

e. le dirigeant est décédé.

Si le poste d’un dirigeant de l’organisation est vacant ou le devient, les administrateurs peuvent, par résolution, nommer une personne pour le pourvoir.

49. Rémunération

Tout dirigeant a droit au remboursement de certaines dépenses encourues dans le cadre de l’exercice de ses fonctions auprès de l’organisation, sous réserve de l’approbation préalable du conseil d’administration. Aucun dirigeant, qui est également membre du conseil d’administration de l’organisation, ne peut recevoir de rémunération ou être payé pour autres choses que les dépenses ou les déboursés encourus pour son travail dans le cadre de sa fonction ou de son travail au sein d’un comité. Il est entendu qu’un dirigeant qui n’est pas par ailleurs administrateur n’a pas le droit de recevoir une rémunération pour agir en tant que tel.

G. AVIS

50. Mode de communication des avis

Tout avis (notamment toute communication et tout document) à donner (notamment envoyer, livrer ou signifier), autre qu’un avis d’une assemblée des membres ou d’une réunion du conseil d’administration, en vertu de la Loi, des statuts, des règlements administratifs ou d’une autre source à un membre, à un administrateur, à un dirigeant ou à un membre d’un comité du conseil d’administration ou à l’expert-comptable sera réputé avoir été donné dans l’un ou l’autre des cas suivants :

a. s’il est remis en mains propres au destinataire ou livré à son adresse figurant dans les registres de l’organisation ou, dans le cas d’un avis à un administrateur, à la dernière adresse figurant sur le dernier avis envoyé par l’organisation conformément aux articles 128 (Liste des administrateurs) ou 134 (Avis de changement au directeur) ;

b. s’il est posté au destinataire par courrier ordinaire ou service aérien payé d’avance à son adresse figurant dans les registres de l’organisation ;

c. s’il est transmis au destinataire par communication téléphonique, électronique ou autre à son adresse figurant dans les registres de l’organisation à cette fin ;


d. s’il est transmis sous la forme d’un document électronique conformément à la partie 17 de la Loi.

Un avis ainsi transmis est réputé avoir été donné quand il est remis en mains propres ou livré à l’adresse figurant dans les registres de l’organisation ; un avis posté est réputé avoir été donné au moment où il est déposé dans un bureau de poste ou une boîte aux lettres publique ; et un avis envoyé ainsi par tout moyen de communication consignée ou enregistrée est réputé avoir été donné lorsqu’il est transmis ou livré à l’entreprise ou à l’organisme de communication approprié ou à son représentant responsable aux fins de transmission. Le secrétaire peut modifier ou faire modifier l’adresse figurant aux registres pour tout membre, tout administrateur, tout dirigeant, tout expert-comptable et tout membre d’un comité du conseil d’administration conformément à l’information qu’il juge digne de foi. La déclaration par le secrétaire qu’un avis a été donné conformément au présent règlement administratif constitue une preuve suffisante et irréfutable de l’avis. La signature de tout administrateur ou de tout dirigeant de l’organisation sur tout avis ou tout autre document que donnera l’organisation peut être manuscrite, apposée au moyen d’un tampon, tapée, ou imprimée ou partiellement manuscrite, apposée au moyen d’un tampon, tapée ou imprimée.

H. APPLICATION

51. Invalidité de toute disposition des présents statuts

L’invalidité ou l’inapplicabilité d’une disposition du présent règlement administratif ne touche en rien la validité ni l’applicabilité des autres dispositions de ce règlement administratif.

52. Omissions et erreurs

La non-communication involontaire d’un avis à un membre, à un administrateur, à un dirigeant, à un membre d’un comité du conseil d’administration ou à l’expert-comptable, la non-réception d’un avis par l’un de ses destinataires lorsque l’organisation a fourni un avis conformément aux règlements administratifs ou la présence, dans un avis, d’une erreur qui n’influe pas sur son contenu ne peut invalider aucune mesure prise à une assemblée visée par l’avis en question ou autrement fondée sur cet avis.

53. Statuts et entrée en vigueur

Sous réserve des statuts, le conseil d’administration peut, par résolution, adopter, modifier ou révoquer tout règlement qui régit les activités ou les affaires de l’organisation. Un règlement, une modification ou une révocation entre en vigueur à partir de la date de la résolution des administrateurs jusqu’à la prochaine assemblée des membres pendant laquelle les membres, par résolution ordinaire, peuvent voter sa ratification, sa révocation ou sa modification. Si le règlement, la modification ou la révocation est ratifié ou ratifié tel que modifié par les membres, le règlement, la modification ou la révocation demeure en vigueur tel que ratifié. Le règlement, la modification ou la révocation cesse d’être en vigueur si le conseil d’administration ne soumet pas son adoption aux membres à l’assemblée suivant son adoption par le conseil d’administration ou si les membres rejettent le règlement, la modification ou la révocation lors de l’assemblée.

Cet article ne s’applique pas à un règlement administratif qui requiert une résolution extraordinaire des membres conformément au paragraphe 197 (1) (Modification de structure) de la Loi parce que de telles modifications à un tel règlement administratif ou l’abrogation de ce règlement prennent effet seulement une fois ratifiées par les membres.

54. Révocation des anciens règlements administratifs

Tous les anciens règlements administratifs de l’organisation sont révoqués à compter de la ratification de ce présent règlement administratif par les membres sans préjudice envers toute action prise précédemment en vertu de ces anciens règlements administratifs. La révocation des anciens règlements administratifs ne doit pas remettre en cause la validité de tout acte ou chose faits en vertu desdits règlements administratifs révoqués.